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Crediamo che un mondo digitale sia un mondo migliore, più efficiente, più economico, più rispettoso dell'ambiente. Progettiamo e rendiamo disponibili software e servizi finalizzati all'eliminazione della carta dagli scaffali di case e uffici.
Rimuovere la carta nella documentazione di rilevanza fiscale o legale è ormai possibile sia dal punto di vista tecnico che normativo, con piena validità legale. Imprese, pubbliche amministrazioni, professionisti, contribuenti e persino uffici giudiziari possono avvalersi della grande opportunità di trasformare gli obsoleti archivi cartacei in dinamici archivi digitali.
L’integrazione del servizio conservazione ottica sostitutiva, con lo stoccaggio degli archivi cartacei in depositi sicuri e certificati, offre la tranquillità di disporre di qualunque documento nella sua forma originaria, beneficiando al contempo degli innumerevoli vantaggi derivanti dal recupero di spazio fisico e di tempo.
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RISPARMIO
Abbattimento dei tempi e dei costi di ricerca dei documenti cartacei, di produzione delle copie, di consegna al destinatario, di ricollocazione nel luogo di conservazione. Recupero degli spazi fisici e dei locali destinati alla conservazione dei nonché dei relativi costi di gestione e locazione.
EFFICIENZA
Per ogni documento è garantita la facile e rapida ricerca, la costante tracciabilità, l’omogenea e organizzata conservazione ed un elevato grado di condivisione in rete da parte degli utenti in funzione dei ruoli.
CONSULENZA
Il servizio di consulenza, finalizzato alla costruzione dell’archivio digitale e alla riorganizzazione dell’archivio cartaceo, garantisce la selezione e la razionale conservazione dei documenti nel tempo, creando il presupposto per l’allestimento di un sistema ben organizzato e facilmente accessibile da tutti gli utenti coinvolti.
SICUREZZA
La realizzazione di un archivio digitale centralizzato comporta l’abbattimento delle probabilità di smarrimento dei documenti originali, la creazione di un sistema di qualità e controllo sull’attività degli utenti, la definizione di procedure di trasparenza nell’attivazione delle singole azioni. L’effettuazione del servizio di digitalizzazione presso la sede del cliente rappresenta la massima garanzia per la salvaguardia del materiale da sottoporre a lavorazione. L’eventuale stoccaggio dei documenti originali presso il deposito esterno, sicuro e certificato, e l’intero processo di gestione dei documenti, avvengono nel pieno rispetto della normativa vigente per la tutela della privacy. |
Il sistema Oltrematica di gestione integrata e centralizzata dei documenti storici e correnti consente di eliminare gli archivi cartacei in modo agevole e rapido, rendendo ogni documento a portata di mouse:
 archiviazione ottica a domicilio
“chiavi in mano”
 realizzazione archivio virtuale;
identificazione dei documenti
(data, oggetto, ecc.);
consulenza archivistica
progettazione dell’archivio digitale;
riorganizzazione logica
dell’archivio cartaceo;
elaborazione specifici piani
di classificazione;
stoccaggio in archio esterno sicuro
e certificato
organizzazione e conservazione
dei documenti cartacei;
tempestivo reperimento
dei documenti originali.
Il software dedicato alla gestione dell’archivio digitale dei documenti permette molteplici attività:
archiviazione ottica
degli originali cartacei;
caricamento nel database
centralizzato dei dati identificativi;
ricerca automatica
attraverso l’uso di chiavi predefinite;
visualizzazione, stampa, salvataggio
e invio telematico;
riproduzione virtuale dell’archivio fisico
e ricerca nello stesso della
collocazione degli originali cartacei.
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